Política de privacidad

El responsable del tratamiento de los datos personales tratados a través de esta plataforma, en los supuestos en los que actúa como tal, es:

Inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, tomo 26.501, libro 8, folio 201, hoja M-477578, inscripción de fecha 27 de febrero de 2009.

La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de datos personales realizado a través de la plataforma Habilmind. Debido a la propia configuración del servicio, es importante distinguir entre los tratamientos respecto de los cuales Habilmind actúa como encargado del tratamiento y aquellos en los que actúa como responsable.

2.1. Cuando Habilmind actúa como encargado del tratamiento

Con carácter general, Habilmind actúa como encargado del tratamiento cuando presta la plataforma a centros educativos y demás entidades cliente y trata datos personales por cuenta de estas para posibilitar la prestación del servicio contratado.

En estos casos, la entidad cliente —por ejemplo, un centro educativo, fundación, EOEP o gabinete psicológico— actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales de alumnado, familias, docentes, orientadores, personal del centro y demás usuarios cuyos datos incorpora y utiliza en la plataforma.

2.2. Cuando Habilmind actúa como responsable del tratamiento

• la gestión comercial, contractual y administrativa de sus clientes;
• la atención de consultas, solicitudes e incidencias;
• la gestión técnica y de seguridad de la plataforma;
• la trazabilidad, monitorización, prevención del fraude y protección del servicio;
• el cumplimiento de obligaciones legales;
• la defensa de reclamaciones;
• aquellos otros tratamientos en los que Habilmind determina de forma autónoma los fines y medios del tratamiento.

En función del tipo de usuario, del servicio contratado y de la finalidad del tratamiento, la plataforma puede tratar las siguientes categorías de datos personales:

3.1. Datos identificativos y de contacto

• nombre y apellidos;
• correo electrónico;
• perfil o rol de usuario;
• identificadores internos de cuenta.

3.2. Datos académicos, de rendimiento y seguimiento

• calificaciones;
• resultados de pruebas y evaluaciones;
• progreso educativo;
• datos relacionados con el seguimiento académico o psicopedagógico.

3.3. Datos de evaluación, calidad y clima

• resultados de encuestas;
• autoevaluaciones;
• indicadores y resultados de herramientas de calidad, evaluación 360º y clima escolar.

3.4. Datos de uso y actividad

• registros de acceso;
• logs de actividad;
• trazabilidad de acciones realizadas dentro de la plataforma;
• información técnica necesaria para la seguridad y operación del servicio.

3.5. Datos facilitados por familias o por los propios usuarios

• respuestas a cuestionarios específicos;
• información facilitada mediante formularios internos;
• observaciones o datos incorporados por usuarios autorizados.

Puede consultarse el detalle en Lista de datos que se recopilan.

• alumnado;
• familias o tutores;
• docentes;
• orientadores;
• directores;
• gestores de calidad;
• personal administrativo;
• distribuidores o perfiles operativos autorizados;
• representantes o interlocutores de la entidad cliente.

La plataforma puede tratar datos de menores de edad, incluyendo menores comprendidos aproximadamente entre los 3 y 18 años, dentro del marco del servicio prestado a centros educativos y otras entidades cliente.

• carga manual realizada por personal autorizado del centro o entidad cliente;
• importación masiva de archivos;
• integraciones o sincronizaciones con sistemas de gestión escolar o LMS;
• introducción directa por docentes, orientadores u otros perfiles autorizados;
• cumplimentación directa de pruebas o cuestionarios por alumnado;
• respuesta a formularios o cuestionarios por familias;
• generación técnica de logs y registros de actividad asociados al uso de la plataforma.

6.1. Tratamientos en los que la entidad cliente actúa como responsable

• gestión de usuarios, cuentas, perfiles y accesos;
• aplicación de pruebas y evaluaciones psicopedagógicas;
• elaboración de informes, indicadores, puntuaciones, segmentaciones o clasificaciones;
• seguimiento académico y evolución histórica del alumnado;
• análisis de clima escolar, evaluación institucional y herramientas de calidad;
• comunicación de informes y resultados a familias;
• soporte, mantenimiento, alojamiento, trazabilidad y operación técnica de la plataforma.

En estos supuestos, la base jurídica aplicable al tratamiento principal corresponde determinarla a la entidad cliente responsable del tratamiento. Con carácter general, dichas bases podrán descansar en la ejecución de la relación educativa o de prestación del servicio, el cumplimiento de obligaciones legales, el interés público o funciones propias del ámbito educativo y, únicamente cuando sea jurídicamente necesario y válido, el consentimiento.

6.2. Tratamientos en los que Habilmind actúa como responsable

La plataforma puede generar perfiles, puntuaciones, segmentaciones, clasificaciones e indicadores automatizados como parte de las herramientas de evaluación ofrecidas, con la finalidad de facilitar a los profesionales autorizados una interpretación estructurada de la información y apoyar la toma de decisiones pedagógicas o de intervención.

No obstante, la plataforma no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos ni efectos significativamente equivalentes sobre los interesados. La interpretación de los resultados y la decisión final corresponden siempre a los profesionales o responsables habilitados por la entidad cliente.

• la propia entidad cliente y sus usuarios autorizados, según el perfil asignado;
• personal de Habilmind autorizado para tareas de soporte, mantenimiento, seguridad y operación de la plataforma;
• distribuidores autorizados, exclusivamente dentro del alcance de los centros o proyectos que gestionen;
• proveedores tecnológicos que actúen como encargados o subencargados del tratamiento, conforme a las garantías contractuales y organizativas aplicables;
• autoridades públicas, juzgados, tribunales o administraciones, cuando exista obligación legal.

• Hetzner, como proveedor de hosting e infraestructura principal, ubicado en Alemania.
• Amazon AWS, como proveedor de servicios de infraestructura en la nube, ubicado en Europa, con tratamiento principal identificado en Irlanda.

Estos proveedores actúan en el marco de la prestación del servicio y bajo las correspondientes garantías contractuales. Puede consultarse el detalle en Encargado y Subencargados del tratamiento y en Infraestructura.

Asimismo, Habilmind utiliza los servicios de OpenAI para una funcionalidad opcional de Datámetra que permite generar resúmenes de las respuestas abiertas incluidas en encuestas anónimas. Esta funcionalidad únicamente se activa bajo solicitud expresa y consciente del usuario gestor autorizado del centro.

A través de la API de OpenAI se transmite exclusivamente el contenido textual de las respuestas que deben resumirse, previamente anonimizado por Habilmind. No se envían nombres, identificadores personales, datos del centro educativo, de la empresa o del usuario, ni otros elementos que permitan identificar directa o indirectamente a las personas participantes. OpenAI no se utiliza para fines publicitarios, elaboración de perfiles comerciales ni adopción de decisiones automatizadas. Más información en Uso de inteligencia artificial.

El alojamiento principal de la infraestructura de la plataforma se encuentra en el Espacio Económico Europeo, concretamente en Alemania e Irlanda, por lo que no se identifican transferencias internacionales de datos fuera del EEE en relación con el alojamiento y gestión principal de la plataforma.

La utilización de la API de OpenAI para la funcionalidad opcional de resumen de respuestas abiertas puede implicar el procesamiento de la información mediante infraestructuras distribuidas globalmente. No obstante, la información comunicada se encuentra previamente anonimizada y no incluye datos personales ni identificadores asociados a las personas participantes, al centro educativo, a la empresa o a sus usuarios. En consecuencia, esta comunicación no constituye una transferencia internacional de datos personales.

11.1. Datos tratados por cuenta de la entidad cliente

Con carácter general, los datos personales tratados en la plataforma por cuenta de la entidad cliente se conservarán mientras se mantenga vigente la relación contractual con dicha entidad y durante el tiempo necesario para la prestación del servicio.

Salvo previsión contractual distinta, tras la finalización de la relación con la entidad cliente, Habilmind podrá mantener la información durante un plazo adicional, con la finalidad de permitir la descarga de históricos, facilitar la transición operativa, posibilitar una eventual reactivación del servicio o atender incidencias asociadas al cierre. Transcurrido dicho plazo, los datos serán suprimidos, anonimizados o bloqueados cuando proceda, salvo obligación legal de conservación por un periodo superior.

11.2. Datos tratados por Habilmind como responsable

Se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recabados y, posteriormente, durante los plazos legales de conservación y prescripción de responsabilidades que resulten aplicables.

La plataforma se utiliza en entornos educativos y puede implicar el tratamiento de datos de menores de edad. Con carácter general, la habilitación del acceso de menores y familias, así como la información inicial relativa al tratamiento principal de sus datos, corresponde a la entidad cliente que actúa como responsable del tratamiento.

Habilmind, en su condición de proveedor tecnológico y, en su caso, encargado del tratamiento, aplica medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad acordes con la naturaleza de los datos y con la especial protección que merecen los menores.

• acceso;
• rectificación;
• supresión;
• oposición;
• limitación del tratamiento;
• portabilidad, cuando proceda;
• retirada del consentimiento, cuando el tratamiento se base en él.

13.1. Cuando la entidad cliente es responsable del tratamiento. La solicitud deberá dirigirse preferentemente a dicha entidad cliente. Si Habilmind recibiera una solicitud relativa a datos respecto de los cuales actúa como encargado, podrá remitirla a la entidad responsable o colaborar con esta en su adecuada atención.

13.2. Cuando Habilmind es responsable del tratamiento. Podrá ejercitar sus derechos dirigiéndose a Habilmind, S.L., Calle Ferraz 28, 28008 Madrid, España, info@habilmind.com o al Delegado de Protección de Datos en dpo@legalbox.plus.

Asimismo, si considera que sus derechos no han sido atendidos adecuadamente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

• cifrado de la información en tránsito mediante HTTPS/TLS;
• control de accesos basado en roles y permisos;
• copias de seguridad periódicas;
• trazabilidad y registro de actividad;
• infraestructura alojada en la Unión Europea;
• compromisos de confidencialidad del personal autorizado;
• procedimientos internos de gestión de incidencias y brechas de seguridad.

Estas medidas se revisan y adaptan de acuerdo con la naturaleza del tratamiento, el contexto del servicio y los riesgos para los derechos y libertades de los interesados. Puede ampliarse esta información en Medidas de seguridad.

Habilmind podrá modificar la presente Política de Privacidad cuando resulte necesario por cambios normativos, técnicos, organizativos o funcionales, o para reflejar adecuadamente la evolución del servicio. Cuando los cambios sean relevantes, se informará de ellos por medios razonables a la entidad cliente o, cuando proceda, a los usuarios afectados.

Correo electrónico: info@habilmind.com. Delegado de Protección de Datos: dpo@legalbox.plus.

Documentación relacionada: Política de cookies de la plataforma, Aviso legal de la plataforma y Términos y condiciones de uso.