Acceso de soporte desde fuera del EEE y transferencias internacionales
Residencia de los datos, acceso remoto y garantías aplicables
Última actualización: septiembre de 2026
La infraestructura principal de Habilmind y sus copias de seguridad se encuentran alojadas dentro del Espacio Económico Europeo (EEE).
No obstante, Habilmind presta servicio a centros educativos de distintos países y cuenta con profesionales independientes especializados que, en determinadas circunstancias, pueden acceder de forma remota y controlada a la plataforma desde países situados fuera del EEE.
Este artículo explica cuándo pueden producirse estos accesos, para qué finalidades, qué información puede visualizarse, qué medidas de seguridad se aplican y qué garantías se utilizan para las transferencias internacionales de datos.
¿Los datos de Habilmind se almacenan fuera del EEE?
No como consecuencia de estos servicios de soporte o asesoramiento.
Los datos de la plataforma y las copias de seguridad utilizadas por Habilmind se mantienen en infraestructura localizada dentro del Espacio Económico Europeo.
Habilmind utiliza infraestructura europea de proveedores como Hetzner y Amazon Web Services. Puede consultarse información adicional en el apartado Infraestructura de este Trust Center.
Debe distinguirse, no obstante, entre:
- dónde se encuentran almacenados los datos, y
- desde dónde puede acceder temporalmente una persona autorizada a esos datos.
Aunque los datos permanezcan almacenados en Europa, un acceso remoto realizado desde un tercer país puede tener la consideración de transferencia internacional de datos conforme al RGPD.
¿Existe acceso desde fuera del EEE?
Sí, en determinadas operaciones de soporte y asesoramiento pueden existir accesos remotos desde terceros países.
Actualmente Habilmind cuenta con profesionales independientes autorizados localizados en:
- México;
- Colombia;
- Guatemala;
- Brasil.
Estos profesionales prestan sus servicios directamente a Habilmind y actúan dentro del alcance de las funciones que tienen asignadas.
No disponen de acceso general e indiscriminado a todos los centros que utilizan Habilmind.
¿Para qué pueden necesitar acceder?
Existen principalmente dos tipos de funciones.
Soporte operativo
Los profesionales de soporte pueden realizar determinadas actuaciones necesarias para ayudar al centro en la utilización cotidiana de la plataforma, como:
- alta y baja de alumnos;
- modificación de grupos;
- traslado de alumnos entre grupos;
- resolución de incidencias;
- configuración y asistencia funcional;
- y otras operaciones solicitadas por el centro.
Para realizar algunas de estas operaciones puede resultar necesario visualizar información identificativa, como el nombre y apellido del alumno, su grupo u otra información necesaria para localizar correctamente el registro.
Asesoramiento e interpretación psicopedagógica
Determinados profesionales especializados pueden acompañar a los centros educativos en la interpretación de los resultados obtenidos en las evaluaciones de Habilmind.
En estos casos, puede ser necesario acceder temporalmente a los resultados de las evaluaciones para analizarlos conjuntamente con los profesionales del centro.
Estos accesos tienen una finalidad exclusivamente profesional y de asistencia al colegio y no autorizan al profesional a utilizar la información para finalidades propias.
Acceso autorizado por el centro y limitado en el tiempo
Habilmind aplica un modelo de acceso restringido por centro.
Cada profesional únicamente puede acceder a los colegios que Habilmind haya habilitado expresamente para su perfil.
Para las sesiones de interpretación psicopedagógica en las que resulte necesario visualizar resultados, Habilmind utiliza un mecanismo de autorización específica y documentada del centro.
Al inicio de la sesión, el representante del colegio puede formalizar la autorización mediante un procedimiento digital accesible mediante código QR.
La autorización identifica el acceso que se solicita y permite documentar:
- el profesional que realizará la intervención;
- el país desde el que se realizará el acceso;
- la finalidad del acceso;
- el centro al que se solicita acceder;
- y el período durante el cual se autoriza.
Una vez recibida la autorización, Habilmind habilita temporalmente el centro para el profesional correspondiente.
Como regla operativa, este acceso se habilita durante un período limitado —habitualmente dos horas para este tipo de sesiones— y posteriormente se deshabilita.
De este modo, la autorización para colaborar con un colegio no implica mantener permanentemente accesible la información de ese centro.
¿Cómo se controlan los accesos?
Los profesionales autorizados utilizan cuentas individuales.
No se utilizan cuentas de soporte compartidas.
Los accesos se protegen mediante:
- identificación individual del usuario;
- autenticación multifactor (MFA);
- asignación de permisos según el perfil profesional;
- limitación de los centros a los que puede acceder cada usuario;
- habilitación y revocación de accesos por parte de Habilmind;
- registro de fecha, hora e IP de las autenticaciones;
- y trazabilidad de eventos relevantes realizados dentro de la plataforma.
Habilmind registra diferentes eventos operativos y de seguridad, entre ellos accesos, intentos fallidos, operaciones de administración, altas y bajas de alumnos, cambios de permisos, exportaciones, descargas, eliminaciones y otras acciones relevantes.
La existencia de estos registros permite investigar actuaciones anómalas y realizar controles sobre el uso de las cuentas autorizadas.
¿Los profesionales pueden descargar información?
Los profesionales que colaboran con Habilmind están sujetos contractualmente a obligaciones específicas sobre el uso de la información.
Entre ellas se encuentra la prohibición de descargar o conservar fuera de los sistemas autorizados informes, archivos Excel, PDF, listados de alumnos u otra documentación que contenga información personal, salvo que exista una instrucción y autorización expresa que lo justifique.
Además, determinadas operaciones de exportación o descarga generan eventos de trazabilidad dentro de los sistemas de Habilmind.
El objetivo es que la información permanezca dentro de los entornos controlados por Habilmind y que el acceso remoto no implique la creación de repositorios locales de información de los alumnos.
Medidas adicionales de seguridad
Los profesionales con acceso a información están sujetos, entre otras, a obligaciones contractuales relacionadas con:
- confidencialidad;
- protección de datos;
- cumplimiento de las instrucciones de tratamiento de Habilmind;
- medidas de seguridad;
- comunicación de incidentes;
- devolución o supresión de información;
- auditoría;
- y prohibición de subcontratar estas funciones sin autorización.
Para los perfiles de mayor sensibilidad pueden aplicarse además controles reforzados de dispositivo y conectividad, incluyendo cifrado de disco, perfiles de usuario utilizados exclusivamente para el trabajo con Habilmind, VPN corporativa y restricciones de acceso mediante conexiones o direcciones IP autorizadas.
Los permisos pueden ser revocados inmediatamente cuando dejan de ser necesarios o cuando finaliza la relación profesional.
¿Estos accesos constituyen transferencias internacionales?
Cuando un profesional situado fuera del EEE accede a datos personales que Habilmind trata por cuenta de un cliente europeo, ese acceso puede constituir una transferencia internacional de datos, aunque los datos continúen almacenados físicamente en Europa.
Por este motivo, Habilmind no equipara el concepto de “alojamiento europeo” con la inexistencia absoluta de transferencias internacionales.
La garantía aplicada depende del país desde el que se produce el acceso.
| País de acceso | Función posible | Garantía aplicable para clientes sujetos al RGPD |
|---|---|---|
| Brasil | Soporte / asesoramiento psicopedagógico | Decisión de adecuación de la Comisión Europea |
| México | Soporte / asesoramiento psicopedagógico | Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea |
| Colombia | Soporte / asesoramiento psicopedagógico | Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea |
| Guatemala | Soporte / asesoramiento psicopedagógico | Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea |
Brasil
Brasil dispone actualmente de una decisión de adecuación de la Comisión Europea, por lo que los datos personales comprendidos en dicha decisión pueden transferirse conforme al artículo 45 RGPD.
Los profesionales siguen estando sujetos, además, a las correspondientes obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y protección de datos.
México, Colombia y Guatemala
Actualmente estos países no cuentan con una decisión de adecuación de la Comisión Europea.
Para los accesos sujetos al RGPD, Habilmind utiliza Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea como mecanismo de garantía conforme al artículo 46 RGPD, junto con las obligaciones contractuales y medidas técnicas y organizativas aplicables.
Profesionales independientes y subencargo del tratamiento
Cuando un profesional independiente accede a datos personales por cuenta de Habilmind para realizar estas funciones, su intervención se gestiona conforme a las obligaciones aplicables al subencargo del tratamiento.
Habilmind mantiene documentada internamente la identidad de estos profesionales, sus funciones, país de acceso, permisos y obligaciones contractuales.
Al tratarse de personas físicas independientes, sus datos personales no se publican de forma individual en este Trust Center.
Los clientes y sus Delegados de Protección de Datos pueden solicitar a Habilmind información adicional sobre los subencargados que resulten aplicables a su servicio, de acuerdo con las obligaciones contractuales y de protección de datos correspondientes.
Autorización de subencargados por parte del cliente
El RGPD establece que un encargado del tratamiento no puede recurrir a otro encargado sin la autorización previa, específica o general, del responsable del tratamiento.
Habilmind incorpora este principio en su modelo contractual y de gestión de accesos.
Cuando existe una autorización general de subencargados, Habilmind mantiene informado al cliente conforme a las condiciones establecidas en el acuerdo de tratamiento de datos.
Asimismo, cuando se requiere un acceso concreto de un profesional para una sesión de asesoramiento o intervención específica, Habilmind puede recabar una autorización específica y documentada del centro, indicando el profesional, finalidad, alcance y duración del acceso.
La autorización operativa de una sesión no sustituye las restantes obligaciones contractuales de Habilmind, sino que constituye una medida adicional de control y transparencia.
¿Puede solicitarse que ningún profesional situado fuera del EEE acceda a los datos?
Sí.
Un cliente puede solicitar a Habilmind que el soporte y los accesos humanos a sus datos se restrinjan a profesionales localizados dentro del Espacio Económico Europeo.
Esta configuración se realiza específicamente para el cliente y permite impedir que las cuentas de profesionales situados fuera del EEE sean habilitadas para acceder a ese centro.
Los clientes que tengan este requisito deben comunicarlo a Habilmind para que quede registrado y se aplique la configuración correspondiente.
¿Existe residencia de datos en la Unión Europea?
Sí.
La residencia de los datos de la plataforma y de sus copias de seguridad se mantiene dentro del Espacio Económico Europeo.
Adicionalmente, cuando un cliente requiera que los accesos humanos de soporte y asesoramiento se realicen exclusivamente desde el EEE, Habilmind puede aplicar esta restricción mediante una configuración específica.
Por tanto, deben diferenciarse dos garantías:
- Residencia de datos en el EEE: ubicación de la infraestructura y copias de seguridad.
- Restricción de acceso al EEE: limitación adicional que impide habilitar el centro a profesionales de soporte situados fuera del EEE.
¿Se almacenan datos de alumnos en las herramientas de soporte?
Habilmind utiliza herramientas propias para la gestión de incidencias y soporte, alojadas en infraestructura europea.
Estas herramientas están destinadas a gestionar solicitudes y tickets y no se utilizan como repositorio de los datos personales o resultados de evaluación de los alumnos.
Cuando resulta necesario acceder a información de un alumno para resolver una incidencia, el acceso se realiza directamente en los sistemas autorizados de Habilmind y de acuerdo con los permisos correspondientes.
En resumen
- ¿Los servidores de Habilmind están en Europa?
- Sí. La infraestructura principal y las copias de seguridad se mantienen dentro del EEE.
- ¿Puede acceder alguien desde fuera del EEE?
- Sí, en determinados servicios de soporte o asesoramiento, bajo acceso autorizado, limitado y controlado.
- ¿Desde qué países?
- Actualmente, México, Colombia, Guatemala y Brasil.
- ¿Esos profesionales pueden ver todos los colegios?
- No. Habilmind controla qué centros están habilitados para cada perfil.
- ¿Las cuentas son compartidas?
- No. Los profesionales utilizan cuentas individuales y protegidas mediante MFA.
- ¿El acceso queda registrado?
- Sí. Se registran autenticaciones y diferentes eventos operativos y de seguridad, incluyendo fecha, hora e IP y acciones relevantes realizadas en la plataforma.
- ¿Pueden conservar localmente informes o listados de alumnos?
- No. Los contratos aplicables prohíben la descarga y conservación no autorizada de este tipo de información.
- ¿Qué garantía se aplica a Brasil?
- La decisión de adecuación adoptada por la Comisión Europea, además de las garantías contractuales aplicables.
- ¿Y a México, Colombia y Guatemala?
- Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea y las correspondientes medidas contractuales, técnicas y organizativas.
- ¿Puede un colegio exigir que el soporte se preste exclusivamente desde el EEE?
- Sí. Habilmind puede configurar específicamente el centro para impedir accesos de profesionales situados fuera del EEE.
Documentación relacionada
Puede consultarse información complementaria en: