Política bancaria, de cobros y pagos internacionales

La presente Política Bancaria, de Cobros y Pagos Internacionales establece los principios públicos que rigen el uso de las cuentas bancarias, las cuentas de dinero electrónico, las pasarelas de cobro y los demás proveedores de pago autorizados por Habilmind.

Habilmind utiliza sus cuentas bancarias y servicios de pago exclusivamente para cobrar por sus propios productos y servicios educativos, pagar obligaciones legítimas relacionadas con su actividad y gestionar devoluciones vinculadas a esas operaciones.

Habilmind no custodia, procesa ni transmite fondos por cuenta de terceros.

Los principios establecidos en esta política tienen como finalidad:

• Asegurar que los fondos se utilizan únicamente para fines empresariales legítimos.
• Reducir el riesgo de fraude, suplantación, blanqueo de capitales, financiación ilícita, evasión fiscal y vulneración de sanciones.
• Mantener una trazabilidad razonable entre el cliente, la factura, el pagador y la operación.
• Cumplir la normativa aplicable y las condiciones contractuales de bancos y proveedores de pago.
• Proteger a Habilmind, sus clientes, sus proveedores y el sistema financiero frente a posibles usos indebidos.

Esta política se aplica a Habilmind S.L., a sus cuentas y medios de pago corporativos y a las personas que soliciten, aprueben, ejecuten, contabilicen o revisen cobros, pagos, devoluciones y transferencias en nombre de la compañía.

También se aplica a agentes, distribuidores, colaboradores y terceros autorizados cuando actúen siguiendo instrucciones de Habilmind o utilicen una ruta de pago aprobada por la compañía.

Esta política constituye una declaración operativa pública. No sustituye la legislación aplicable, los contratos celebrados con clientes o proveedores ni las condiciones de uso establecidas por las entidades financieras.

En caso de conflicto, prevalecerán las normas y obligaciones de rango superior que resulten aplicables.

Habilmind desarrolla y comercializa software educativo, herramientas de evaluación y análisis, licencias, suscripciones y servicios profesionales relacionados con la mejora de los procesos educativos.

Los fondos recibidos por Habilmind corresponden a sus propios productos y servicios o a otros conceptos legítimos directamente vinculados con su actividad.

Habilmind no ofrece ni pretende ofrecer servicios financieros. En particular, no actúa como:

• Entidad de pago, transmisor de dinero o procesador de pagos para terceros.
• Servicio de custodia, depósito, cuenta escrow o garantía de fondos.
• Casa de cambio, servicio de conversión de divisas para terceros o plataforma de negociación financiera.
• Servicio de cobro de cheques, banco pantalla o proveedor de cuentas a nombre de otras empresas.
• Marketplace que recauda y distribuye fondos entre compradores, vendedores u otros participantes.
• Intermediario para la compra, venta, custodia o intercambio de criptoactivos.

Las cuentas personales no deberán utilizarse para recibir pagos empresariales destinados a Habilmind.

Del mismo modo, las cuentas corporativas de Habilmind no deberán utilizarse para recibir, conservar o gestionar fondos personales.

Las cuentas y los proveedores de pago de Habilmind podrán utilizarse para operaciones que mantengan una relación directa, lícita y verificable con la actividad de la compañía.

Entre otros fines legítimos, podrán utilizarse para:

• Recibir pagos de clientes por licencias, suscripciones, implementaciones, formación, soporte y servicios profesionales debidamente facturados.
• Recibir abonos, devoluciones o reembolsos de proveedores relacionados con gastos corporativos.
• Pagar a empleados, profesionales, proveedores, administraciones públicas y otras contrapartes por obligaciones propias de Habilmind.
• Realizar devoluciones a clientes cuando proceda contractualmente.
• Gestionar otros movimientos documentados que tengan una relación directa, lícita y verificable con la actividad de Habilmind.

Toda operación deberá incluir una descripción veraz y suficientemente clara.

Cuando exista una factura, pedido, contrato u otro identificador relacionado con la operación, deberá incorporarse a la referencia del pago siempre que el canal utilizado lo permita.

Las cuentas bancarias y los servicios de pago de Habilmind no podrán utilizarse para finalidades ilegales, fraudulentas o ajenas a su propia actividad.

En particular, no podrán utilizarse para:

• Realizar operaciones ilegales, fraudulentas, engañosas o destinadas a evadir impuestos, sanciones, controles bancarios o requisitos regulatorios.
• Recibir fondos para reenviarlos, repartirlos, custodiarlos o entregarlos a terceros cuando no exista una obligación comercial propia y documentada de Habilmind.
• Actuar como cuenta puente, cuenta de paso, cuenta escrow, transmisor de dinero, cambiador de divisas o procesador de pagos ajenos.
• Aceptar pagos anónimos, con referencias falsas, fragmentados artificialmente o estructurados para evitar límites o verificaciones.
• Recibir pagos de un tercero no identificado o cuya relación con el cliente, la factura o el servicio contratado no pueda explicarse.
• Realizar operaciones con personas, entidades, bancos, territorios o activos sujetos a una prohibición o sanción aplicable.
• Comprar, vender o intercambiar criptoactivos como actividad financiera o por cuenta de terceros.
• Financiar o facilitar actividades ajenas al objeto educativo de Habilmind.
• Facilitar actividades relacionadas con juego, contenido sexual para adultos, armas, sustancias controladas, falsificaciones, bienes ilícitos o infracciones de propiedad intelectual.
• Realizar cualquier uso que pueda causar a Habilmind o a su proveedor de pago reclamaciones, contracargos, responsabilidades o una exposición jurídica desproporcionada.

Antes de iniciar o continuar una relación comercial, Habilmind podrá verificar la identidad y los datos del cliente de manera proporcional al riesgo de la relación u operación.

La información solicitada podrá incluir:

• Razón social y nombre comercial.
• País de constitución o residencia.
• Número de identificación fiscal.
• Domicilio y datos de facturación.
• Identidad y facultades de la persona representante o del contacto autorizado.
• Naturaleza de la organización.
• Finalidad del servicio contratado.
• Documentación del pedido, contrato, factura o relación comercial.

Como regla general, el pago deberá proceder del cliente contratante.

También podrá aceptarse el pago de una entidad perteneciente al mismo grupo, una administración, un patrocinador, un representante o un tercero autorizado, siempre que la relación sea legítima, se comunique de forma transparente y pueda documentarse.

Cuando el titular de la cuenta pagadora no coincida con el cliente, Habilmind podrá solicitar una explicación y documentación que acredite la relación existente entre las partes.

Hasta que la verificación haya finalizado, el pago podrá permanecer sin aplicar, ser rechazado o ser devuelto por la ruta que corresponda.

Para los pagos a proveedores, Habilmind verificará razonablemente la identidad del beneficiario y la titularidad de la cuenta bancaria.

Los cambios de datos bancarios deberán confirmarse mediante un canal independiente del mensaje utilizado para solicitar el cambio.

Habilmind deberá poder explicar el propósito económico de sus cobros y pagos.

Dependiendo del importe, la geografía, el patrón de la operación, la identidad de las partes o los requisitos del proveedor financiero, podrá solicitarse documentación adicional.

Esta documentación podrá incluir:

• Contrato, pedido, factura, presupuesto aceptado o prueba de prestación del servicio.
• Comprobante bancario o identificación del titular de la cuenta.
• Acreditación de la relación entre el cliente y un tercero pagador.
• Información sobre la propiedad, la representación o el beneficiario efectivo cuando resulte pertinente.
• Justificación razonable del origen de los fondos en operaciones inusuales o de riesgo elevado.

La falta de documentación suficiente, la existencia de contradicciones relevantes o la imposibilidad de verificar el propósito de una operación podrá dar lugar a:

• Una revisión adicional.
• El rechazo de la operación.
• La devolución de los fondos.
• La suspensión de la prestación del servicio.
• La terminación de la relación comercial.

Estas medidas se aplicarán conforme al contrato correspondiente y a la normativa aplicable.

Habilmind no realizará una operación cuando tenga conocimiento, o existan motivos razonables para considerar, que dicha operación podría infringir sanciones, embargos, prohibiciones comerciales u otras restricciones aplicables a Habilmind o a los proveedores que intervengan en el pago.

La evaluación de una operación internacional podrá considerar, individualmente y de manera conjunta:

• El cliente.
• El pagador.
• El beneficiario.
• Los representantes y titulares reales.
• El país de residencia, constitución u operación.
• El país de destino de los fondos.
• El banco o proveedor de pago utilizado.
• La moneda y la ruta de pago.
• El propósito, el importe y la frecuencia de la operación.
• La coherencia de la operación con la relación comercial.
• Las alertas, restricciones o solicitudes de información emitidas por las entidades financieras participantes.

La relación con una jurisdicción de riesgo elevado no implica necesariamente una prohibición automática.

Dependiendo de las circunstancias, podrá implicar:

• La aplicación de una diligencia reforzada.
• La solicitud de documentación adicional.
• El uso de una ruta de pago distinta.
• Un mayor tiempo de revisión.
• La imposibilidad de procesar una operación concreta.

Las decisiones no se basarán exclusivamente en la nacionalidad de una persona. Se adoptarán considerando la legalidad de la operación, la identidad y situación de las partes, la ruta bancaria, la disponibilidad del proveedor y el riesgo razonablemente evaluado.

Habilmind aplica controles proporcionales a su tamaño, actividad y nivel de exposición.

Entre estos controles podrán encontrarse:

• La separación razonable entre la solicitud, aprobación, ejecución y contabilización de los pagos.
• La limitación de accesos a las cuentas corporativas.
• La aplicación de autenticación reforzada.
• La verificación independiente de los cambios de cuenta bancaria.
• La conciliación entre facturas, extractos, cobros y pagos.
• La revisión de operaciones inusuales, duplicadas, urgentes o inconsistentes.
• La conservación de evidencias de aprobación y justificación.

Las devoluciones se realizarán, como regla general, al pagador y mediante el método de pago de origen.

Cualquier excepción requerirá una justificación documentada y una revisión adicional.

Habilmind no enviará una devolución a la cuenta de un tercero únicamente porque así lo solicite el pagador.

Las reclamaciones, los contracargos y las disputas se gestionarán mediante documentación veraz relacionada con el servicio contratado, la facturación, la aceptación y las comunicaciones mantenidas con el cliente.

Habilmind no alterará ni fabricará evidencias con el propósito de influir en el resultado de una disputa.

Ante indicios de fraude, suplantación, uso no autorizado, documentación manipulada, sanciones o cualquier otra irregularidad, Habilmind podrá adoptar una o varias medidas en función de las circunstancias del caso.

Entre estas medidas podrán encontrarse:

• Poner la operación o la aplicación del pago en revisión.
• Solicitar información o documentación adicional.
• Verificar las instrucciones mediante un canal alternativo.
• Rechazar, cancelar o devolver la operación cuando resulte posible y procedente.
• Suspender temporalmente la prestación del servicio.
• Limitar determinados métodos de pago.
• Informar al banco, al proveedor de pago, al asegurador o a la autoridad competente cuando exista una obligación o base legal para hacerlo.
• Terminar la relación comercial conforme al contrato y a la normativa aplicable.

Estas medidas se adoptarán procurando no obstaculizar posibles investigaciones, no alertar indebidamente a posibles responsables y proteger los derechos de las personas afectadas.

Habilmind utilizará los servicios financieros únicamente para las finalidades admitidas por cada banco o proveedor de pago.

La compañía colaborará de buena fe en los procesos de alta, revisión periódica y verificación de operaciones.

Para ello, proporcionará información exacta, actualizada y razonablemente necesaria sobre:

• Su actividad.
• Su titularidad.
• Sus clientes.
• Sus operaciones y transacciones.

Los proveedores financieros podrán aplicar controles, sanciones, limitaciones geográficas, restricciones de moneda o criterios de riesgo más estrictos que los previstos en esta política.

Habilmind podrá modificar, sustituir o dejar de ofrecer una ruta de pago cuando cambien los requisitos del proveedor o cuando resulte necesario para proteger la continuidad de su actividad.

Ninguna referencia a un banco o proveedor de pago implicará el patrocinio, la certificación o la aprobación de Habilmind por parte de dicha entidad.