Conservación y eliminación de datos al finalizar el servicio
Limitación del plazo y control por parte del centro
Habilmind aplica un modelo de conservación basado en el principio de limitación del plazo y control por parte del centro educativo.
El contrato no establece una conservación indefinida ni un plazo general de cinco años para las evaluaciones, respuestas o informes de los alumnos.
Durante la prestación del servicio, los datos se mantienen únicamente mientras sean necesarios para las finalidades educativas y de orientación determinadas por el centro.
Acceso histórico solicitado por el centro
Cuando finaliza el servicio ordinario, el centro puede solicitar mantener acceso a los resultados históricos durante un período máximo de dos años.
Este acceso no se activa automáticamente: debe ser solicitado expresamente por el centro y tiene como finalidad permitir la consulta de resultados anteriores, comparaciones longitudinales y continuidad de las actuaciones educativas y de orientación.
El centro puede solicitar en cualquier momento que este período termine anticipadamente y que sus datos sean devueltos o eliminados.
Eliminación al finalizar definitivamente el servicio
Una vez finalizada la prestación, el centro puede elegir entre:
- obtener una exportación de sus datos y resultados; o
- solicitar directamente su eliminación.
Si no se solicita una eliminación inmediata, Habilmind mantiene los datos disponibles durante un máximo de 30 días para facilitar su exportación. Posteriormente, los datos personales son eliminados de los sistemas activos dentro de los 30 días siguientes.
Por tanto, las respuestas de las pruebas, puntuaciones, perfiles, informes psicopedagógicos y datos identificativos asociados no se conservan de forma ordinaria durante años una vez finalizado definitivamente el servicio.
Copias de seguridad
Las copias de seguridad siguen un ciclo independiente de rotación.
Las copias residuales se mantienen protegidas, aisladas y fuera del uso ordinario y son eliminadas o sobrescritas en un plazo máximo de 90 días.
El contrato y las medidas técnicas de Habilmind establecen igualmente una retención máxima de 90 días para estas copias.
¿Puede conservarse alguna información durante más tiempo?
Únicamente cuando exista una obligación legal o sea necesario conservar determinada información para atender posibles responsabilidades.
En esos casos, la información correspondiente permanece bloqueada y con acceso restringido, sin utilizarse para la prestación ordinaria del servicio.
Esto puede aplicarse, por ejemplo, a determinadas evidencias contractuales, instrucciones recibidas, autorizaciones o registros necesarios para acreditar el cumplimiento de obligaciones.
En resumen
El modelo contractual de Habilmind protege al cliente mediante cuatro principios:
- el centro mantiene el control sobre la conservación de sus datos;
- el acceso histórico requiere una solicitud expresa;
- los datos de alumnos se eliminan de los sistemas activos al finalizar definitivamente el servicio;
- y las copias residuales desaparecen mediante su ciclo de rotación en un máximo de 90 días.
De este modo, Habilmind evita aplicar períodos generales de conservación innecesarios a información educativa o psicopedagógica y mantiene únicamente aquella información cuya conservación resulte necesaria y justificada.